Privacybeleid

We nemen uw privacy zeer serieus. Lees dit privacybeleid zorgvuldig door aangezien het belangrijke informatie bevat over wie we zijn en hoe & waarom we uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan, gebruiken en delen. Het legt ook uw rechten uit met betrekking tot uw persoonsgegevens en hoe u contact met ons of de toezichthoudende autoriteit kunt opnemen als u een klacht heeft.

We verzamelen, gebruiken en zijn verantwoordelijk voor bepaalde persoonsgegevens over u. Wanneer we dit doen, zijn we onderworpen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, die van toepassing is in de hele Europese Unie (inclusief in het Verenigd Koninkrijk) en zijn we verantwoordelijk als beheerder van die persoonsgegevens voor de doeleinden van die wetten.

Belangrijke termen

Belangrijke termen die gebruikt worden in dit beleid:

Wij, ons, onze Fleetondemand Limited, gevestigd te Unit 5 Ashley Lane, Shipley, West Yorkshire, BD17 7DQ en onze partnerbedrijven.
Functionaris voor gegevensbescherming Degene die ervoor zorgt dat we zorgdragen voor uw persoonsgegevens
Persoonsgegevens Alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare persoon
Persoonsgegevens van speciale categorie Persoonlijke informatie die raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, filosofische overtuigingen of vakbondslidmaatschap onthult

Genetische en biometrische gegevens

Gegevens die betrekking hebben op gezondheid, seksleven of seksuele geaardheid

 

Persoonsgegevens die we verzamelen

We kunnen de volgende persoonsgegevens over u verzamelen en gebruiken:

  • uw naam en de naam van een eventuele contactpersoon voor noodgevallen, contactgegevens, inclusief adres, e-mailadres en telefoonnummer
  • de gegevens van uw werkgever, uw functie en de voordelen die u ontvangt
  • Informatie waarmee wij uw identiteit kunnen controleren en verifiëren en namens u/uw bedrijf diensten kunnen boeken, bijv. uw geboortedatum, rijbewijs, paspoortgegevens, huisadres
  • uw geslacht
  • details van bij wie u woont en hun gebruik van onze diensten
  • locatiegegevens, waar u onze applicaties gebruikt of ons hiervan op de hoogte stelt
  • uw factuurgegevens, transactie- en betaalkaartgegevens en geschiedenis
  • details van de vervoermiddelen die u gebruikt, bestemmingen waar u naartoe reist, accommodatievoorkeuren, uw reisgewoonten en wie met u mag reizen
  • uw contact-, aankoopgeschiedenis en opgeslagen items
  • informatie van accounts die u aan ons linkt, bijv. sociale media-accounts
  • informatie om ons in staat te stellen krediet of andere financiële controles op u uit te voeren
  • informatie over hoe u onze website gebruikt, inclusief waar u naartoe navigeert zodra u onze website, IT, communicatie en andere systemen verlaat
  • uw reacties op enquêtes, wedstrijden en promoties

Deze persoonsgegevens zijn vereist om producten en/of diensten aan u te leveren, om ons in staat te stellen onze diensten te verbeteren en aan te passen aan de behoeften van u en onze zakelijke klanten. Als u de door ons gevraagde persoonlijke informatie niet verstrekt, kan dit onze diensten aan u vertragen of verhinderen.

Hoe uw persoonsgegevens worden verzameld

We verzamelen de meeste van deze persoonsgegevens van u of uw werkgever per telefoon, sms of e-mail, persoonlijk, via onze website en onze applicaties. We kunnen echter ook informatie verzamelen:

  • van openbaar toegankelijke bronnen, bijv. Companies House of kadaster;
  • rechtstreeks van een derde partij, bijvoorbeeld:
  • overheidsorganisaties waar u of uw werkgever ons toestemming voor heeft gegeven;
  • een lokale autoriteit waar u via die organisatie toegang heeft gekregen tot onze diensten
  • kredietinformatiebureaus;
  • due diligence-bureaus;
  • andere bedrijven waar wij namens hen diensten verlenen.
  • van een derde partij met uw toestemming, bijv. uw bank of syndicus
  • via cookies op onze website — voor meer informatie over ons gebruik van cookies, zie ons cookiebeleid
  • via onze IT-systemen, bijvoorbeeld:
  • toegangssystemen en ontvangstlogboeken;
  • geautomatiseerde monitoring van onze websites en andere technische systemen, zoals onze computernetwerken en verbindingen, CCTV- en toegangscontrolesystemen, communicatiesystemen, e-mail- en instant messaging-systemen;

Hoe en waarom we uw persoonsgegevens gebruiken

Volgens de wetgeving inzake gegevensbescherming kunnen we uw persoonsgegevens alleen gebruiken als we daar een goede reden voor hebben, bijvoorbeeld:

  • om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen;
  • voor de uitvoering van ons contract met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat u een contract aangaat;
  • voor onze legitieme belangen of die van een derde partij; of
  • waar u toestemming heeft gegeven.

Een legitiem belang is wanneer we een zakelijke of commerciële reden hebben om uw informatie te gebruiken, zolang dit niet wordt ondermijnd door uw eigen rechten en belangen.

In de onderstaande tabel wordt uitgelegd waarvoor we uw persoonsgegevens gebruiken (verwerken) en waarom we dit doen:

Waar we uw persoonsgegevens voor gebruiken Onze redenen
Om producten/diensten aan u te leveren Voor de uitvoering van ons contract met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat u een contract aangaat
Om fraude tegen u, ons, uw werkgever of de derden waarmee we samenwerken te voorkomen en op te sporen Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, dat wil zeggen om fraude te minimaliseren die schadelijk kan zijn voor ons en voor u
Het uitvoeren van controles om onze klanten te identificeren en hun identiteit te verifiëren

Screening op financiële en andere sancties of embargo’s

Andere verwerking die nodig is om te voldoen aan professionele, wettelijke en regelgevende verplichtingen die van toepassing zijn op ons bedrijf, bijvoorbeeld onder gezondheids- en veiligheidsregelgeving of regels die zijn uitgegeven door onze professionele toezichthouder

Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen
Verzamelen en verstrekken van informatie die vereist is voor of verband houdt met audits of onderzoeken door regelgevende instanties Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen
Verzamelen van gegevens om trends en patronen in de branche te bepalen Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, d.w.z. om onze service te beoordelen en te verbeteren en onze partners in staat te stellen de patronen van hun werknemers of kiezers te begrijpen
Ervoor zorgen dat het bedrijfsbeleid wordt nageleefd, bijvoorbeeld beleid met betrekking tot beveiliging en internetgebruik Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, d.w.z. om ervoor te zorgen dat we onze eigen interne procedures volgen, zodat we u de beste service kunnen bieden
Operationele redenen, zoals verbetering van efficiëntie, training en kwaliteitscontrole Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, d.w.z. om zo efficiënt mogelijk te zijn, zodat we u de beste service kunnen bieden tegen de beste prijs
Zorgen voor de vertrouwelijkheid van commercieel gevoelige informatie Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, d.w.z. om handelsgeheimen en andere commercieel waardevolle informatie te beschermen

Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen

Statistische analyse om ons te helpen ons bedrijf te beheren, bijvoorbeeld met betrekking tot onze financiële prestaties, klantenbestand, productassortiment of andere efficiëntiemaatregelen Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, d.w.z. om zo efficiënt mogelijk te zijn, zodat we u de beste service kunnen bieden tegen de beste prijs
Ongeautoriseerde toegang en wijzigingen aan systemen voorkomen Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, d.w.z. om criminele activiteiten te voorkomen en op te sporen die schadelijk kunnen zijn voor ons en voor u

Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen

Klantrecords bijwerken en verbeteren Voor de uitvoering van ons contract met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat u een contract aangaat

Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen

Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, bijvoorbeeld ervoor zorgen dat we contact kunnen houden met onze klanten over bestaande bestellingen en nieuwe producten

Wettelijk vereiste informatie Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen
Zorgen voor veilige werkmethoden, personeelsadministratie en beoordelingen Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen

Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat we onze eigen interne procedures volgen en efficiënt werken, zodat we u de beste service kunnen bieden

Marketing van onze diensten en die van geselecteerde derde partijen om:

– bestaande en voormalige klanten;

– derden die eerder interesse hebben getoond in onze dienstverlening;

– derden met wie we geen eerdere contacten hebben gehad

Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, d.w.z. om ons bedrijf te promoten bij bestaande en voormalige klanten
Kredietreferentiecontroles via externe kredietreferentiebureaus [Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, d.w.z. om ervoor te zorgen dat onze klanten waarschijnlijk voor onze producten en diensten kunnen betalen]
Externe audits en kwaliteitscontroles, bijvoorbeeld voor ISO of Investors in People accreditatie en de audit van onze rekeningen Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij, d.w.z. om onze accreditaties te behouden, zodat we kunnen aantonen dat we werken volgens de hoogste normen

Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen

 

De bovenstaande tabel is niet van toepassing op persoonsgegevens van speciale categorieën, die we alleen met uw uitdrukkelijke toestemming zullen verwerken. In omstandigheden waarin u, uw werkgever of een andere partij die u toegang tot onze diensten geeft door ons gezondheidsgegevens te verstrekken om ons in staat te stellen onze diensten aan u te verlenen, zullen we u om uw toestemming vragen om dergelijke gegevens te verwerken.

Promotionele communicatie

We kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om u updates (per e-mail, SMS, telefoon of post) over onze producten en/of diensten te sturen, inclusief exclusieve aanbiedingen, promoties of nieuwe producten en/of diensten.

We hebben een legitiem belang bij het verwerken van uw persoonsgegevens voor promotionele doeleinden (zie hierboven “Hoe en waarom we uw persoonsgegevens gebruiken”). Dit betekent dat we uw toestemming meestal niet nodig hebben om u promotionele communicatie te sturen. Als er echter toestemming nodig is, zullen we deze toestemming afzonderlijk en duidelijk vragen.

We behandelen uw persoonsgegevens altijd met het grootste respect en verkopen deze nooit aan andere organisaties voor marketingdoeleinden.

U hebt het recht om u op elk moment af te melden voor het ontvangen van promotionele communicatie door:

We kunnen u vragen om uw marketingvoorkeuren te bevestigen of bij te werken als u ons instrueert om in de toekomst meer producten en/of diensten te leveren, of als er veranderingen zijn in de wet, regelgeving of de structuur van ons bedrijf.

Met wie we uw persoonsgegevens delen

We delen regelmatig persoonsgegevens met:

  • derde partijen die we gebruiken om onze diensten aan u te leveren, bijv. betalingsdienstaanbieders, transportbedrijven (d.w.z. autoverhuur/leasemaatschappijen, taxi, trein en luchtvaartmaatschappijen) en cloud computing-bedrijven;
  • uw werkgevers waar uw werkgever onze diensten gebruikt om diensten aan u te leveren;
  • lokale autoriteiten waar u toegang heeft tot onze diensten via een lokale autoriteit
  • andere derde partijen die we gebruiken om ons te helpen bij het runnen van ons bedrijf, bijvoorbeeld marketingbureaus of website-hosts;
  • door u goedgekeurde derden, bijv. sociale-mediasites die u kiest om uw account te koppelen aan of externe betalingsproviders;
  • kredietinformatiebureaus;
  • onze verzekeraars, makelaars, banken, accountants, advocaten en accountants.

We staan ​​onze serviceproviders alleen toe om met uw persoonsgegevens om te gaan als we ervan overtuigd zijn dat ze passende maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen. We leggen serviceproviders waar nodig ook contractuele verplichtingen op om ervoor te zorgen dat ze uw persoonsgegevens alleen kunnen gebruiken om diensten aan ons en aan u te verlenen.

We kunnen informatie bekendmaken en uitwisselen met wetshandhavingsinstanties en regelgevende instanties om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen.

Mogelijk moeten we ook wat persoonsgegevens delen met andere partijen, zoals potentiële kopers van een deel van of al onze activiteiten of tijdens een herstructurering. Meestal wordt informatie geanonimiseerd, maar dit is mogelijk niet altijd mogelijk. De ontvanger van de informatie is verplicht tot geheimhouding.

Het kan voorkomen dat we uw gegevens delen met andere derde partijen en in omstandigheden die hierboven niet zijn uiteengezet, als dat gebeurt, zullen we uw gegevens alleen delen als dat nodig is.

Waar uw persoonsgegevens worden bewaard

Informatie kan worden bewaard in onze kantoren en die van onze groepsmaatschappijen, externe agentschappen, serviceproviders, vertegenwoordigers en agenten zoals hierboven beschreven (zie hierboven “Met wie we uw persoonsgegevens delen”).

Sommige van deze derden zijn mogelijk buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd. Voor meer informatie, inclusief over hoe we uw persoonsgegevens beschermen wanneer dit zich voordoet, zie hieronder: ‘Het overdragen van uw persoonsgegevens buiten de EER’.

Hoe lang uw persoonsgegevens worden bewaard

We bewaren uw persoonsgegevens terwijl u een account bij ons heeft of we producten en/of diensten aan u leveren. Daarna bewaren we uw persoonsgegevens zolang als nodig is:

  • om te reageren op vragen, klachten of claims die door of namens u zijn gedaan;
  • om te laten zien dat we u eerlijk hebben behandeld;
  • om wettelijk verplichte gegevens bij te houden en om onze wettelijke belangen te beschermen.

We zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor de doeleinden uiteengezet in dit beleid. Er gelden verschillende bewaartermijnen voor verschillende soorten persoonsgegevens, maar over het algemeen bewaren we uw gegevens tot zeven jaar na de datum waarop u of uw werkgever contact met ons heeft gehad. Nadere details over het bewaarbeleid en de toepasselijke termijnen zijn op aanvraag verkrijgbaar.

Wanneer het niet langer nodig is om uw persoonsgegevens te bewaren, zullen we deze verwijderen of anonimiseren.

Het overdragen van uw persoonsgegevens buiten de EER

Om u diensten te verlenen, is het soms nodig dat wij uw persoonsgegevens delen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld:

  • met uw en onze serviceproviders buiten de EER;
  • als u buiten de EER gevestigd bent;
  • waar er een internationale dimensie is aan de diensten die wij aan u leveren.

Deze overdrachten zijn onderworpen aan speciale regels onder de Europese en Britse wetgeving inzake gegevensbescherming.

De volgende landen waarnaar we persoonsgegevens kunnen overdragen, zijn door de Europese Commissie beoordeeld als een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens: Andorra, Argentinië, Canada (commerciële organisaties), Faeröer, Guernsey, Israël, het eiland Man, Japan , Jersey, Nieuw-Zeeland, Zwitserland, Uruguay en de Verenigde Staten van Amerika (onderworpen aan de privacyregels).

Behalve voor de hierboven genoemde landen hebben niet-EER-landen niet dezelfde gegevensbeschermingswetten als het Verenigd Koninkrijk en de EER. We zullen er echter voor zorgen dat de overdracht voldoet aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en dat alle persoonsgegevens veilig zijn. Onze standaardpraktijk is om standaardclausules voor gegevensbescherming te gebruiken die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie.

Neem voor meer informatie contact met ons op (zie “Hoe contact met ons opnemen” hieronder).

Uw rechten

U heeft de volgende rechten die u zonder kosten kunt uitoefenen:

Toegang Het recht om een kopie van uw persoonsgegevens te ontvangen (het recht van toegang)
Rectificatie Het recht om van ons te eisen dat we eender welke fouten in uw persoonsgegevens corrigeren
Om vergeten te worden Het recht om van ons te eisen dat we uw persoonsgegevens verwijderen – in bepaalde situaties
Beperking van verwerking Het recht om van ons te eisen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt – in bepaalde omstandigheden, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist
Data-overdraagbaarheid Het recht om de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en/of die gegevens door te geven aan een derde partij – in bepaalde situaties
Bezwaar maken Het recht om bezwaar te maken:

– op elk moment dat uw persoonsgegevens worden verwerkt voor directe marketing (inclusief profilering);

– in bepaalde andere situaties tot onze voortdurende verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld verwerking uitgevoerd met het oog op onze legitieme belangen..

Niet onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming Het recht om niet te worden onderworpen aan een beslissing die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking (inclusief profilering) die juridische gevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk beïnvloedt

Neem voor meer informatie over elk van deze rechten, inclusief de omstandigheden waarin ze van toepassing zijn, contact met ons op of raadpleeg de richtlijnen van het Britse Information Commissioner’s Office (ICO) over de rechten van individuen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, doe dan het volgende:

  • e-mail, bel of schrijf ons – zie hieronder: “Hoe u contact met ons kunt opnemen”; en
  • ons voldoende informatie te geven om u te identificeren (bijvoorbeeld uw volledige naam, adres en klant- of materiereferentienummer);
  • voorzie ons van een bewijs van uw identiteit en adres (een kopie van uw rijbewijs of paspoort en een recente nutsrekening of creditcardrekening); en
  • laat ons weten welk recht u wilt uitoefenen en de informatie waarop uw verzoek betrekking heeft..

Uw persoonsgegevens veilig houden

We hebben passende beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, of onrechtmatig worden gebruikt of geopend. We beperken de toegang tot uw persoonsgegevens tot personen die een echte zakelijke behoefte hebben om er toegang toe te hebben. Degenen die uw informatie verwerken, doen dit alleen op een geautoriseerde manier en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.

We hebben ook procedures om eventuele vermoedelijke inbreuken op de gegevensbeveiliging aan te pakken. We zullen u en elke toepasselijke regelgevende instantie op de hoogte stellen van een vermoeden van een inbreuk op de gegevensbeveiliging wanneer we hier wettelijk toe verplicht zijn.

Als u gedetailleerde informatie van Get Safe Online wilt over hoe u uw informatie en uw computers en apparaten kunt beschermen tegen fraude, identiteitsdiefstal, virussen en vele andere online problemen, ga dan naar www.getsafeonline.org. Get Safe Online wordt ondersteund door HM Government en toonaangevende bedrijven.

Hoe klacht indienen

We hopen dat we elke vraag of bezorgdheid die u naar voren brengt over ons gebruik van uw informatie kunnen oplossen.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft u ook het recht om een ​​klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de staat van de Europese Unie (of de Europese Economische Ruimte) waar u werkt, waar u normaal woont of waar een vermeende inbreuk op de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft plaatsgevonden. De toezichthoudende autoriteit in het VK is de informatiecommissaris die gecontacteerd kan worden op https://ico.org.uk/concerns of telefonisch: 0303 123 1113.

Wijzigingen aan dit Privacybeleid

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen – wanneer we dat doen, laten we u dit weten.

Contact met ons opnemen

Neem contact met ons op per post of e-mail als u vragen heeft over dit Privacybeleid of de informatie die we over u bewaren.

Hieronder vindt u onze contactgegevens:

Onze contactgegevens Functionaris voor gegevensbescherming
Fleetondemand Limited

Unit 5 Ashley Lane

Shipley

West Yorkshire

BD17 7DQ

Post: Data Protection Manager, Unit 5 Ashley Lane, Shipley, West Yorkshire, BD17 7DB

Email: dataprotection@fleetondemand.com

Heeft u extra hulp nodig?

Als u dit bericht in een ander formaat wilt ontvangen (bijvoorbeeld audio, grote letters, braille), neem dan contact met ons op (zie “Hoe contact met ons opnemen” hierboven).

Top