Politique de confidentialité

Nous prenons votre vie privée très au sérieux. Veuillez lire attentivement cette politique de confidentialité, car elle contient des informations importantes sur qui nous sommes, comment et pourquoi nous recueillons, stockons, utilisons et partageons vos informations personnelles. Il explique également vos droits en ce qui concerne vos informations personnelles et comment nous contacter ou contacter les autorités de contrôle en cas de plainte.

Nous recueillons, utilisons et sommes responsables de certaines informations personnelles vous concernant. Dans ce cas, nous sommes soumis au règlement général sur la protection des données, qui s’applique dans toute l’Union européenne (y compris au Royaume-Uni) et nous sommes responsables en tant que « contrôleur » de ces informations personnelles aux fins de ces lois.

Termes clés

Termes clés utilisés dans ce règlement :

Nous, nos, notre Fleetondemand Limited of Unit 5 Ashley Lane, Shipley, West Yorkshire, BD17 7DQ et les sociétés de notre groupe
Responsable de la protection des données La personne chargée de veiller à la protection de vos données
Informations personnelles Toute information relative à une personne identifiée ou identifiable
Informations personnelles de catégorie spéciale Informations personnelles révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses, les convictions philosophiques ou l’appartenance syndicale

Données génétiques et biométriques

Données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle

Les informations personnelles que nous recueillons à votre sujet

Nous pouvons recueillir et utiliser les informations personnelles suivantes vous concernant :

  • votre nom, ainsi que le nom et les coordonnées de toute personne à contacter en cas d’urgence, y compris l’adresse, l’adresse électronique et le numéro de téléphone
  • les coordonnées de votre employeur, votre fonction et les prestations dont vous bénéficiez
  • Informations nous permettant de vérifier votre identité et de réserver des services pour vous/votre entreprise, par exemple votre date de naissance, votre permis de conduire, les détails de votre passeport, votre adresse personnelle
  • vos informations sur votre genre
  • les coordonnées de votre lieu de résidence et l’utilisation de nos services
  • les données de localisation, où vous utilisez nos applications ou nous en informez
  • vos informations de facturation, les informations et l’historique de vos transactions et de vos cartes de paiement
  • des détails sur les modes de transport que vous utilisez, les destinations que vous visitez, vos préférences en matière d’hébergement, vos habitudes de voyage et les personnes susceptibles de vous accompagner
  • l’historique de vos contacts, de vos achats et des articles sauvegardés
  • les informations provenant des comptes que vous nous avez reliés, par exemple les comptes de résaux sociaux
  • des informations nous permettant de procéder à des vérifications de crédit ou à d’autres vérifications financières à votre sujet
  • des informations sur la façon dont vous utilisez notre site web, y compris sur l’endroit où vous naviguez lorsque vous quittez notre site web, les systèmes informatiques, de communication et autres
  • vos réponses aux enquêtes, concours et promotions

Ces informations personnelles sont nécessaires pour vous fournir des produits et/ou des services, pour nous permettre d’améliorer nos services et de les adapter à vos besoins et à ceux de nos entreprises clientes. Si vous ne fournissez pas les informations personnelles que nous vous demandons, cela peut retarder ou empêcher la fourniture de nos services.

Comment vos informations personnelles sont collectées

Nous recueillons la plupart de ces informations personnelles directement auprès de vous ou de votre employeur par téléphone, par texte ou par e-mail, en personne, par l’intermédiaire de notre site web et de nos applications. Toutefois, nous pouvons également recueillir des informations :

  • à partir de sources accessibles au public, par exemple la Maison des entreprises ou le cadastre de la ville ;
  •  directement d’une partie tierce, par exemple
    • les organisations gouvernementales où vous ou votre employeur avez donné votre accord pour que nous l’obtenions ;
    • une autorité locale où vous avez eu accès à nos services par l’intermédiaire de cette organisation
    • les agences de référence pour le crédit ;
    • les prestataires de services de vigilance à l’égard de la clientèle ;
    • d’autres entreprises où nous fournissons des services en leur nom.
  •  d’une partie tiers avec votre consentement, par exemple votre banque ou votre société de construction
  • des cookies sur notre site web — pour plus d’informations sur notre utilisation des cookies, veuillez consulter notre politique en matière de cookies
  • via nos systèmes informatiques, par exemple
    • les systèmes d’entrée par la porte et les registres de réception ;
    • la surveillance automatisée de nos sites web et d’autres systèmes techniques, tels que nos réseaux et connexions informatiques, les systèmes de télévision en circuit fermé et de contrôle d’accès, les systèmes de communication, le courrier électronique et les systèmes de messagerie instantanée ;

Comment et pourquoi nous utilisons vos informations personnelles

En vertu de la législation sur la protection des données, nous ne pouvons utiliser vos informations personnelles que si nous avons une raison valable de le faire, par exemple

  • pour se conformer à nos obligations légales et réglementaires ;
  • pour l’exécution de notre contrat avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat ;
  • pour nos intérêts légitimes ou ceux d’une partie tierce ; ou
  • lorsque vous avez donné votre accord.

Un intérêt légitime est un intérêt pour lequel nous avons une raison commerciale d’utiliser vos informations, à condition que vos propres droits et intérêts ne l’emportent pas sur cette raison.

Le tableau ci-dessous explique à quelles conditions nous utilisons (traitons) vos informations personnelles et les raisons pour lesquelles nous le faisons :

Utilisation de vos informations personnelles Nos raisons
Pour vous fournir des produits/services Pour l’exécution de notre contrat avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat
Pour prévenir et détecter la fraude à votre égard, à l’égard de votre employeur, à l’égard des tiers avec lesquels nous travaillons ou à l’égard de nous-mêmes Pour nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers, c’est-à-dire pour minimiser les fraudes qui pourraient être préjudiciables pour nous et pour vous
Effectuer des contrôles pour identifier nos clients et vérifier leur identité

Contrôle des sanctions ou des embargos financiers et autres

Tout autre traitement nécessaire au respect des obligations professionnelles, légales et réglementaires qui s’appliquent à notre activité, par exemple en vertu de la réglementation en matière de santé et de sécurité ou des règles édictées par notre autorité de régulation professionnelle

Respecter nos obligations légales et réglementaires
Recueillir et fournir les informations requises par, ou, relatives aux audits, enquêtes ou investigations des organismes de régulation Respecter nos obligations légales et réglementaires
Agrégation des données pour déterminer les tendances et les modèles de l’industrie Pour nos intérêts légitimes ou ceux d’une partie tierce, c’est-à-dire pour évaluer et améliorer notre service et permettre à nos partenaires de comprendre les habitudes de leurs employés ou de leurs électeurs
Veiller à ce que les politiques des entreprises soient respectées, par exemple les politiques couvrant la sécurité et l’utilisation de l’internet Pour nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers, c’est-à-dire pour nous assurer que nous suivons nos propres procédures internes afin de vous fournir le meilleur service
Des raisons opérationnelles, telles que l’amélioration de l’efficacité, de la formation et du contrôle de la qualité Pour nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers, c’est-à-dire pour nous assurer que nous suivons nos propres procédures internes afin de vous fournir le meilleur service
Veiller à ce que les politiques des entreprises soient respectées, par exemple les politiques couvrant la sécurité et l’utilisation de l’internet Pour nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers, c’est-à-dire pour nous assurer que nous suivons nos propres procédures internes afin de vous fournir le meilleur service

Respecter nos obligations légales et réglementaires

Analyse statistique pour nous aider à gérer notre entreprise, par exemple en ce qui concerne nos résultats financiers, notre clientèle, notre gamme de produits ou d’autres mesures d’efficacité Pour nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers, c’est-à-dire pour être aussi efficaces que possible afin de vous fournir le meilleur service au meilleur prix
Garantir la confidentialité des informations commercialement sensibles Pour nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers, c’est-à-dire pour protéger les secrets commerciaux et autres informations ayant une valeur commerciale

Respecter nos obligations légales et réglementaires

Mise à jour et amélioration des dossiers des clients Pour l’exécution de notre contrat avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat

Respecter nos obligations légales et réglementaires

Pour nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers, par exemple en nous assurant que nous pouvons rester en contact avec nos clients au sujet des commandes existantes et des nouveaux produits

Déclarations légales Respecter nos obligations légales et réglementaires
Assurer la sécurité des pratiques de travail, de l’administration et des évaluations du personnel Respecter nos obligations légales et réglementaires

Pour nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers, par exemple pour nous assurer que nous suivons nos propres procédures internes et que nous travaillons efficacement afin de vous fournir le meilleur service possible

Commercialiser nos services et ceux des tiers sélectionnés auprès de :

—les clients actuels et anciens ;

—les tiers qui ont déjà manifesté un intérêt pour nos services ;

—des tiers avec lesquels nous n’avons pas eu de relations antérieures.

Pour nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers, c’est-à-dire pour promouvoir notre activité auprès de nos clients actuels et anciens
Vérification des références de crédit par des agences externes de référence en matière de crédit [Pour nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers, c’est-à-dire pour garantir que nos clients sont susceptibles de pouvoir payer nos produits et services]
Audits externes et contrôles de qualité, par exemple pour l’accréditation ISO ou Investors in People et la vérification de nos comptes Pour nos intérêts légitimes ou ceux d’une partie tierce, c’est-à-dire pour maintenir nos accréditations afin de pouvoir démontrer que nous opérons selon les normes les plus élevées

Respecter nos obligations légales et réglementaires

 

Le tableau ci-dessus ne s’applique pas aux informations personnelles de catégorie spéciale, que nous ne traiterons qu’avec votre consentement explicite. Dans les cas où vous, votre employeur ou toute autre partie par laquelle vous accédez à nos services nous fournissez des données de santé pour nous permettre de vous fournir nos services, nous vous demanderons votre consentement pour traiter ces données.

Communications promotionnelles

Nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour vous envoyer des mises à jour (par e-mail, SMS, téléphone ou courrier) sur nos produits et/ou services, y compris des offres exclusives, des promotions ou de nouveaux produits et/ou services.

Nous avons un intérêt légitime à traiter vos informations personnelles à des fins promotionnelles (voir ci-dessus « Comment et pourquoi nous utilisons vos informations personnelles »). Cela signifie que nous n’avons généralement pas besoin de votre consentement pour vous envoyer des communications promotionnelles. Toutefois, lorsque le consentement est nécessaire, nous demanderons ce consentement séparément et clairement.

Nous traiterons toujours vos informations personnelles avec le plus grand respect et ne les vendrons jamais à d’autres organisations à des fins de marketing.

Vous avez le droit de refuser de recevoir des communications promotionnelles à tout moment

  • en nous contactant à l’adresse suivante : dataprotection@fleetondemand.com
  • en utilisant le lien « se désabonner » dans les e-mails ou envoyer le mot « STOP » par SMS

Nous pouvons vous demander de confirmer ou de mettre à jour vos préférences en matière de marketing si vous nous demandez de fournir d’autres produits et/ou services à l’avenir, ou s’il y a des changements dans la loi, la réglementation ou la structure de notre entreprise.

Avec qui nous partageons vos informations personnelles

Nous partageons régulièrement des informations personnelles avec :

  • les tiers auxquels nous faisons appel pour nous aider à vous fournir nos services, par exemple les prestataires de services de paiement, les entreprises de transport (c’est-à-dire les sociétés de location/location de voitures, les sociétés de halage, les taxis, les chemins de fer et les compagnies aériennes) et les entreprises d’informatique dématérialisée ;
  • vos employeurs lorsque votre employeur fait appel à nos services pour vous fournir des prestations ;
  • les autorités locales où vous avez accès à nos services par l’intermédiaire d’une autorité locale
  • d’autres tiers auxquels nous faisons appel pour nous aider à gérer notre entreprise, par exemple des agences de marketing ou des hébergeurs de sites web ;
  • des tiers approuvés par vous, par exemple les sites de réseaux sociaux auxquels vous choisissez de lier votre compte ou des fournisseurs de paiement tiers ;
  • les agences de référence pour le crédit ;
  • nos assureurs, courtiers, banques, comptables, avocats et auditeurs.

Nous n’autorisons nos prestataires de services à traiter vos informations personnelles que si nous sommes convaincus qu’ils prennent les mesures appropriées pour protéger vos informations personnelles. Nous imposons également des obligations contractuelles aux prestataires de services, le cas échéant, afin de garantir qu’ils ne peuvent utiliser vos informations personnelles que pour nous fournir des services à nous et à vous.

Nous pouvons divulguer et échanger des informations avec les services répressifs et les organismes de réglementation afin de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

Nous pouvons également avoir besoin de partager certaines informations personnelles avec d’autres parties, comme les acheteurs potentiels de tout ou partie de notre entreprise ou lors d’une restructuration. En général, les informations sont rendues anonymes, mais cela n’est pas toujours possible. Le destinataire de l’information sera lié par des obligations de confidentialité.

Il peut arriver que nous partagions vos données avec d’autres tiers et, dans des circonstances non exposées ci-dessus, si cela se produit, nous ne partagerons vos données que si cela est nécessaire.

Où sont conservées vos informations personnelles

Les informations peuvent être conservées dans nos bureaux et ceux des sociétés de notre groupe, des agences tierces, des prestataires de services, des représentants et des agents comme décrit ci-dessus (voir ci-dessus : avec qui nous partageons vos informations personnelles »).

Certains de ces tiers peuvent être basés en dehors de l’Espace économique européen. Pour plus d’informations, notamment sur la manière dont nous protégeons vos informations personnelles lorsque cela se produit, voir ci-dessous : « Transfert de vos informations personnelles en dehors de l’EEE ».

La durée de conservation de vos informations personnelles

Nous conserverons vos informations personnelles pendant que vous avez un compte chez nous ou que nous vous fournissons des produits et/ou des services. Par la suite, nous conserverons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire :

  • pour répondre à toute question, plainte ou réclamation faite par vous ou en votre nom ;
  • pour montrer que nous vous avons traité équitablement ;
  • pour conserver les documents requis par la loi et pour protéger nos intérêts juridiques.

Nous ne conserverons pas vos informations personnelles plus longtemps que cela est nécessaire aux fins énoncées dans la présente politique. Des périodes de conservation différentes s’appliquent pour différents types d’informations personnelles, mais, en général, nous conservons vos données pendant sept ans après la date à laquelle vous ou votre employeur avez eu des contacts avec nous. De plus amples informations sur la politique de rétention et les périodes applicables sont disponibles sur demande.

Lorsqu’il n’est plus nécessaire de conserver vos informations personnelles, nous les supprimons ou les rendons anonymes.

Transfert de vos informations personnelles en dehors de l’EEE

Pour vous fournir des services, il nous est parfois nécessaire de partager vos informations personnelles en dehors de l’Espace économique européen (EEE), par exemple:

  • avec vos et nos prestataires de services situés en dehors de l’EEE ;
  • si vous êtes basé en dehors de l’EEE ;
  • où les services que nous vous offrons ont une dimension internationale.

Ces transferts sont soumis à des règles spéciales en vertu de la législation européenne et britannique sur la protection des données.

Les pays suivants vers lesquels nous pouvons transférer des informations personnelles ont été évalués par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat des informations personnelles : Andorre, Argentine, Canada (organisations commerciales), îles Féroé, Guernesey, Israël, île de Man, Japon, Jersey, Nouvelle-Zélande, Suisse, Uruguay et États-Unis d’Amérique (soumis à la réglementation sur la protection de la vie privée).

À l’exception des pays énumérés ci-dessus, les pays non membres de l’EEE n’ont pas les mêmes lois sur la protection des données que le Royaume-Uni et l’EEE. Nous veillerons toutefois à ce que le transfert soit conforme à la loi sur la protection des données et à ce que toutes les informations personnelles soient sécurisées. Notre pratique habituelle consiste à utiliser des clauses contractuelles types en matière de protection des données qui ont été approuvées par la Commission européenne.

Si vous souhaitez obtenir de plus d’informations, veuillez nous contacter (voir « Comment nous contacter » ci-dessous).

Vos droits

Vous disposez des droits suivants, que vous pouvez exercer gratuitement :

Accès Le droit de recevoir une copie de vos informations personnelles (droit d’accès)
Rectification Le droit de nous demander de corriger toute erreur dans vos informations personnelles
Être oublié Le droit de nous demander de supprimer vos informations personnelles — dans certaines situations
Restriction du traitement Le droit de nous demander de limiter le traitement de vos informations personnelles dans certaines circonstances, par exemple si vous contestez l’exactitude des données
Portabilité des données Le droit de recevoir les informations personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de transmettre ces données à un tiers — dans certaines situations
Pour s’opposer Le droit de recevoir les informations personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de transmettre ces données à un tiers — dans certaines situations
Ne pas être soumis à une prise de décision individuelle automatisée Le droit de ne pas être soumis à une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé (y compris le profilage) qui produit des effets juridiques à votre égard ou qui vous affecte de manière significative

Pour plus d’informations sur chacun de ces droits, y compris les circonstances dans lesquelles ils s’appliquent, veuillez nous contacter ou consulter les orientations du bureau du commissaire à l’information du Royaume-Uni (ICO) sur les droits des personnes en vertu du règlement général sur la protection des données.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, n’hésitez pas à le faire :

  • par e-mail, par téléphone ou par écrit — voir ci-dessous : Comment nous contacter » ; et
  • nous fournir suffisamment d’informations pour vous identifier (par exemple votre nom complet, votre adresse et votre numéro de référence client ou d’affaire) ;
  • nous fournir une preuve de votre identité et de votre adresse (une copie de votre permis de conduire ou de votre passeport et une facture récente de services publics ou de carte de crédit)
  • faites-nous savoir quel droit vous souhaitez exercer et les informations auxquelles votre demande se rapporte.

Protéger vos informations personnelles

Nous disposons de mesures de sécurité appropriées pour éviter que des informations personnelles ne soient accidentellement perdues, ou utilisées ou consultées de manière illégale. Nous limitons l’accès à vos informations personnelles à ceux qui ont un besoin réel d’y accéder. Les personnes qui traitent vos informations ne le feront que de manière autorisée et sont soumises à un devoir de confidentialité.

Nous avons également mis en place des procédures pour traiter toute suspicion de violation de la sécurité des données. Nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation compétent, de toute violation présumée de la sécurité des données lorsque nous y sommes légalement tenus.

Si vous souhaitez obtenir des informations détaillées de Get Safe Online sur la manière de protéger vos informations, vos ordinateurs et vos appareils contre la fraude, le vol d’identité, les virus et de nombreux autres problèmes en ligne, veuillez consulter le site www.getsafeonline.org. Get Safe Online est soutenu par le gouvernement Britannique et des entreprises de premier plan.

Comment se plaindre

Nous espérons que nous pourrons répondre à toute question ou préoccupation que vous pourriez soulever concernant l’utilisation de vos informations.

Le règlement général sur la protection des données vous donne également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans l’État de l’Union européenne (ou de l’Espace économique européen) où vous travaillez, où vous vivez normalement ou dans lequel une violation présumée des lois sur la protection des données a été commise. L’autorité de contrôle au Royaume-Uni est le commissaire à l’information qui peut être contacté à l’adresse https://ico.org.uk/concerns ou par téléphone : 0303 123 1113.

Modifications de cette politique de confidentialité

Nous pouvons modifier cet avis de confidentialité de temps en temps — lorsque nous le ferons, nous vous en informerons.

Comment nous contacter

Veuillez nous contacter par courrier ou par e-mail si vous avez des questions sur cette politique de confidentialité ou sur les informations que nous détenons à votre sujet.

Nos coordonnées sont indiquées ci-dessous :

Nos coordonnées Responsable de la protection des données
Fleetondemand Limited

Unit 5 Ashley Lane

Shipley

West Yorkshire

BD17 7DQ

Poste : Responsable de la protection des données, unité 5 Ashley Lane, Shipley, West Yorkshire, BD17 7DB

Email: dataprotection@fleetondemand.com

Vous avez besoin d’une aide supplémentaire ?

Si vous souhaitez recevoir cet avis dans un autre format (par exemple audio, en gros caractères, en braille), veuillez nous contacter (voir « Comment nous contacter » ci-dessus).

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