Política de Privacidad

Nos tomamos muy en serio tu privacidad. Lee esta política de privacidad detenidamente, ya que contiene información importante sobre quiénes somos y cómo y por qué recopilamos, almacenamos, usamos y compartimos tu información personal. También explica tus derechos en relación con tu información personal y cómo comunicarte con nosotros o con las autoridades de supervisión en caso de que tengas una queja.

Recopilamos, usamos y somos responsables de cierta información personal sobre ti. Cuando lo hacemos, estamos sujetos al Reglamento general de protección de datos, que se aplica en toda la Unión Europea (incluido el Reino Unido) y somos responsables como «controlador» de esa información personal a los efectos de esas leyes.

Términos clave

Términos clave utilizados en esta política:

Nosotros, nuestro Fleetondemand Limited de la Unidad 5 Ashley Lane, Shipley, West Yorkshire, BD17 7DQ y las compañías de nuestro grupo
Gerente de Protección de datos La persona responsable de garantizar que cuidemos tus datos
Información personal Cualquier información relacionada con un individuo identificado o identificable
Categoría especial de información personal Información personal que revela origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas, creencias filosóficas o afiliación sindical

Datos genéticos y biométricos

Datos sobre salud, vida sexual u orientación sexual

 

Información personal que recopilamos sobre ti

Podemos recopilar y utilizar la siguiente información personal sobre ti:

  • tu nombre y el nombre de cualquier contacto de emergencia, información de contacto, incluida la dirección de correo electrónico y el número móvil
  • los detalles de tu empleador, el título de tu trabajo y los beneficios que recibes
  • Información que nos permita verificar y constatar tu identidad y reservar servicios en tu nombre o en el de tu empresa, por ejemplo, tu fecha de nacimiento, licencia de conducir, detalles del pasaporte, domicilio
  • tu información de género
  • detalles de con quién resides y el uso que haces de nuestros servicios
  • datos de ubicación, donde utilizas nuestras aplicaciones o nos informa de ello
  • tu información de facturación, información e historial de transacciones y tarjetas de pago
  • detalles de los modos de transporte que utilizas, destinos a los que viajas, preferencias de alojamiento, tus hábitos de viaje y quién puede viajar contigo
  • tu historial de contactos, historial de compras y artículos guardados
  • información de cuentas que nos vincula, por ejemplo, cuentas de redes sociales
  • información que nos permita realizar créditos u otras verificaciones financieras de ti
  • información sobre cómo usas nuestro sitio web, incluido dónde navegas una vez que abandonas nuestro sitio web, TI, comunicación y otros sistemas
  • tus respuestas a encuestas, concursos y promociones

Esta información personal es necesaria para proporcionarle productos y/o servicios, para permitirnos mejorar nuestros servicios y adaptarlos a tus necesidades y las de nuestros clientes corporativos. Si no proporcionas la información personal que solicitamos, puede retrasar o impedir que te brindemos nuestros servicios

Cómo se recopila tu información personal

Recopilamos la mayor parte de esta información personal directamente de ti o de tu empleador por llamada, texto o correo electrónico, en persona, a través de nuestro sitio web y nuestras aplicaciones. Sin embargo, también podemos recopilar información:

  • de fuentes de acceso público, por ejemplo, Companies House o HM Land Registry;
  • directamente de un tercero, por ejemplo:
  • organizaciones gubernamentales donde tu o tu empleador han dado su consentimiento para que la obtengamos;
  • una autoridad local donde hayas accedido a nuestros servicios a través de esa organización
  • agencias de referencia de crédito;
  • proveedores de diligencia oportuna al cliente;
  • otras compañías donde brindamos servicios en tu nombre.
  • de un tercero con tu consentimiento, por ejemplo, tu banco o sociedad de financiación
  • de cookies en nuestro sitio web; para obtener más información sobre nuestro uso de cookies, consulta nuestra política de cookies
  • a través de nuestros sistemas de TI, por ejemplo:
  • sistemas de entrada de puertas y registros de recepción;
  • monitoreo automatizado de nuestros sitios web y otros sistemas técnicos, como nuestras redes y conexiones de computadoras, CCTV y sistemas de control de acceso, sistemas de comunicaciones, correo electrónico y sistemas de mensajería instantánea;

Cómo y por qué usamos tu información personal

Según la ley de protección de datos, solo podemos usar tu información personal si tenemos una razón adecuada para hacerlo, por ejemplo:

  • para cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias;
  • para el cumplimiento de nuestro contrato contigo o para tomar medidas a tu solicitud antes de celebrar un contrato;
  • para nuestros intereses legítimos o los de un tercero;
  • donde hayas dado tu consentimiento

Un interés legítimo es cuando tenemos una razón comercial o financiera para usar tu información, siempre que esto no sea anulado por tus propios derechos e intereses.

La siguiente tabla explica para qué usamos (procesamos) tu información personal y nuestras razones para hacerlo:

Para qué utilizamos tu información personal Nuestras razones
Para proporcionarte productos/servicios Para el cumplimiento de nuestro contrato contigo o para tomar medidas a su solicitud antes de celebrar un contrato
Para proporcionarte productos/servicios Para el cumplimiento de nuestro contrato contigo o para tomar medidas a su solicitud antes de celebrar un contrato
Realizar controles para identificar a tus clientes y verificar tu identidad

Detección de sanciones o embargos financieros y de otro tipo.

Otro procesamiento necesario para cumplir con las obligaciones profesionales, legales y reglamentarias que se aplican a nuestro negocio, por ejemplo, regulaciones o normas de salud y seguridad emitidas por nuestro regulador profesional

Para cumplir con nuestras obligaciones legales y regulatorias
Recopilar y proporcionar información requerida por o relacionada con auditorías, consultas o investigaciones por parte de organismos reguladores Para cumplir con nuestras obligaciones legales y regulatorias
Agregar datos para determinar tendencias y patrones de la industria Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero, es decir, evaluar y mejorar nuestro servicio y permitir que nuestros socios comprendan los patrones de tus empleados o constituyentes
Garantizar el cumplimiento de las políticas comerciales, por ejemplo, políticas que cubran la seguridad y el uso de Internet Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero, es decir, para asegurarnos de que estamos siguiendo nuestros propios procedimientos internos para poder ofrecerle el mejor servicio.
Razones operativas, como mejorar la eficiencia, la capacitación y el control de calidad. Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero, es decir, ser lo más eficientes posible para poder ofrecerte el mejor servicio al mejor precio.
Garantizar la confidencialidad de la información comercialmente sensible Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero, es decir, para proteger secretos comerciales y otra información comercialmente valiosa

Para cumplir con nuestras obligaciones legales y regulatorias

Análisis estadístico para ayudarnos a administrar nuestro negocio, por ejemplo, en relación con nuestro desempeño financiero, base de clientes, gama de productos u otras medidas de eficiencia Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero, es decir, ser lo más eficientes posible para poder ofrecerte el mejor servicio al mejor precio
Prevención de acceso no autorizado y modificaciones a los sistemas Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero, es decir, para prevenir y detectar actividades delictivas que podrían ser perjudiciales para nosotros y para ti

Para cumplir con nuestras obligaciones legales y regulatorias

Actualización y mejora de registros de clientes Para el cumplimiento de nuestro contrato contigo o para tomar medidas a tu solicitud antes de celebrar un contrato

Para cumplir con nuestras obligaciones legales y regulatorias

Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero, por ejemplo, asegurarnos de que podamos mantenernos en contacto con nuestros clientes sobre pedidos existentes y nuevos productos

Devoluciones estatutarias Para cumplir con nuestras obligaciones legales y regulatorias
Garantizar prácticas laborales seguras, administración del personal y evaluaciones Para cumplir con nuestras obligaciones legales y regulatorias

Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero, por ejemplo, para asegurarnos de que seguimos nuestros propios procedimientos internos y trabajamos de manera eficiente para poder ofrecerte el mejor servicio

Comercializar nuestros servicios y los de terceros seleccionados para:

– clientes existentes y anteriores;

– terceros que hayan expresado previamente un interés en nuestros servicios;

– terceros con los que no hemos tenido tratos previos.

Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero, es decir, para promover nuestro negocio a clientes existentes y antiguos
Verificaciones de referencia de crédito a través de agencias externas de referencia de crédito [Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero, es decir, para garantizar que nuestros clientes puedan pagar nuestros productos y servicios]
Auditorías externas y controles de calidad, por ejemplo, para la acreditación de ISO o inversores en personas y la auditoría de nuestras cuentas Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero, es decir, para mantener nuestras acreditaciones para que podamos demostrar que operamos con los más altos estándares

Para cumplir con nuestras obligaciones legales y regulatorias

 

La tabla anterior no se aplica a la información personal de categoría especial, que solo procesaremos con tu consentimiento explícito. En circunstancias en las que tú, tu empleador o cualquier otra parte acceda a nuestros servicios a través de proporcionarnos datos de salud para que podamos brindarte nuestros servicios, te pediremos tu consentimiento para procesar dichos datos.

Comunicaciones promocionales

Podemos utilizar tu información personal para enviarte actualizaciones (por correo electrónico, mensaje de texto, llamada o correo postal) sobre nuestros productos y/o servicios, incluidas ofertas exclusivas, promociones o nuevos productos y/o servicios.

Tenemos un interés legítimo en procesar tu información personal con fines promocionales (consulta arriba «Cómo y por qué usamos tu información personal»). Esto significa que generalmente no necesitamos tu consentimiento para enviarte comunicaciones promocionales. Sin embargo, cuando se necesita el consentimiento, solicitaremos este consentimiento por separado y con claridad.

Siempre trataremos tu información personal con el mayor respeto y nunca la venderemos a otras organizaciones con fines de marketing.

Tienes derecho a optar por no recibir comunicaciones promocionales en cualquier momento:

  • contactando con nosotros en dataprotection@fleetondemand.com
  • usando el enlace «cancelar suscripción» en correos electrónicos o el número «DETENER» en textos

Es posible que te pidamos que confirmes o actualice tus preferencias de marketing si nos indicas que proporcionemos más productos y/o servicios en el futuro, o si hay cambios en la ley, la regulación o la estructura de nuestro negocio.

Con quién compartimos tu información personal

Rutinariamente compartimos información personal con:

  • terceros que utilizamos para ayudar a brindarte nuestros servicios, por ejemplo, proveedores de servicios de pago, empresas de transporte (es decir, empresas de alquiler/arrendamiento de coches, transporte, taxi, ferrocarril y líneas aéreas) y empresas de informática en la nube;
  • tus empleadores donde tu empleador utiliza nuestros servicios para brindarte servicios;
  • autoridades locales donde tienes acceso a nuestros servicios a través de una autoridad local
  • otros terceros que utilizamos para ayudarnos a administrar nuestro negocio, por ejemplo, agencias de marketing o anfitriones de sitios web;
  • terceros aprobados por ti, por ejemplo, sitios de redes sociales que elige vincular tu cuenta o proveedores de pago externos;
  • agencias de referencia de crédito;
  • nuestras aseguradoras, corredores, bancos, contadores, abogados y auditores.

Solo permitimos que nuestros proveedores de servicios manejen tu información personal si estamos satisfechos con sus medidas apropiadas para proteger tu información personal. También imponemos obligaciones contractuales a los proveedores de servicios, cuando corresponda, para garantizar que solo puedan usar tu información personal para proporcionarnos servicios a ti y tu personal.

Podemos divulgar e intercambiar información con agencias de aplicación de la ley y organismos reguladores para cumplir con nuestras obligaciones legales y regulatorias.

También es posible que necesitemos compartir información personal con otras partes, como compradores potenciales de parte o la totalidad de nuestro negocio o durante una reestructuración. Por lo general, la información será anónima, pero esto no siempre es posible. El destinatario de la información estará obligado por obligaciones de confidencialidad.

Puede haber ocasiones en las que compartamos tus datos con otros terceros y, en circunstancias no establecidas anteriormente, si eso sucede, solo compartiremos tus datos si es necesario.

Donde se guarda tu información personal

La información puede mantenerse en nuestras oficinas y en las de las empresas de nuestro grupo, agencias de terceros, proveedores de servicios, representantes y agentes como se describe anteriormente (ver arriba: «Con quién compartimos tu información personal»).

Algunos de estos terceros pueden estar ubicados fuera del Espacio Económico Europeo. Para obtener más información, incluso sobre cómo salvaguardar tu información personal cuando esto ocurre, consulta a continuación: «Transferencia de tu información personal fuera del EEE».

Cuánto tiempo se guardará tu información personal

Mantendremos tu información personal mientras tengas una cuenta con nosotros o te proporcionemos productos y/o servicios. A partir de entonces, conservaremos tu información personal durante el tiempo que sea necesario:

  • para responder a cualquier pregunta, queja o reclamo realizado por ti o en tu nombre;
  • para demostrar que te tratamos de manera justa;
  • para mantener registros requeridos por la ley y para proteger nuestros intereses legales.

No conservaremos tu información personal durante más tiempo del necesario para los fines establecidos en esta política. Se aplican diferentes períodos de retención para diferentes tipos de información personal, pero, en general, conservaremos tus datos durante siete años después de la fecha en que tu o tu empleador interactuaron con nosotros. Más detalles de la política de retención y los períodos que se aplican están disponibles bajo petición.

Cuando ya no sea necesario retener tu información personal, la eliminaremos o la anonimizaremos.

Transferencia de su información personal fuera del EEE

Para brindarte servicios, a veces es necesario que compartamos tu información personal fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), por ejemplo:

  • Contigo y con nuestros proveedores de servicios ubicados fuera del EEE;
  • si te encuentras fuera de la EEE;
  • donde existe una dimensión internacional en los servicios que le brindamos.

Estas transferencias están sujetas a reglas especiales bajo la ley de protección de datos europea y británica.

La Comisión Europea ha evaluado que los siguientes países a los que podemos transferir información personal brindan un nivel adecuado de protección para la información personal: Andorra, Argentina, Canadá (organizaciones comerciales), Islas Feroe, Guernsey, Israel, Isla de Man, Japón, Jersey, Nueva Zelanda, Suiza, Uruguay y los Estados Unidos de América (sujeto a las normas de privacidad).

A excepción de los países mencionados anteriormente, los países que no pertenecen al EEE no tienen las mismas leyes de protección de datos que el Reino Unido y el EEE. Sin embargo, nos aseguraremos de que la transferencia cumpla con la ley de protección de datos y toda la información personal estará segura. Nuestra práctica estándar es utilizar cláusulas contractuales estándar de protección de datos que hayan sido aprobadas por la Comisión Europea.

Si deseas obtener más información, comunícate con nosotros (consulta «Cómo comunicarse con nosotros» a continuación).

Tus derechos

Tiene los siguientes derechos, que puedes ejercer de forma gratuita:

Acceso El derecho a recibir una copia de tu información personal (el derecho de acceso)
Ratificación El derecho a exigirnos que corrijamos cualquier error en tu información personal
Ser olvidado El derecho a exigirnos que eliminemos su información personal, en ciertas situaciones
Restricción de procesamiento El derecho a exigirnos que restrinjamos el procesamiento de tu información personal, en ciertas circunstancias, por ejemplo, si impugna la exactitud de los datos.
Portabilidad de datos El derecho a recibir la información personal que nos proporcionaste, en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina y/o transmitir esos datos a un tercero, en ciertas situaciones
Para objetar El derecho de objetar

– en cualquier momento para que tu información personal se procese para marketing directo (incluida la creación de perfiles);

– en ciertas otras situaciones a nuestro procesamiento continuo de tu información personal, por ejemplo, el procesamiento llevado a cabo con el propósito de nuestros intereses legítimos.

No estar sujeto a la toma de decisiones individual automatizada El derecho a no estar sujeto a una decisión basada únicamente en el procesamiento automatizado (incluida la elaboración de perfiles) que produce efectos legales sobre ti o que te afecta de manera similar

Para obtener más información sobre cada uno de esos derechos, incluidas las circunstancias en las que se aplican, contáctanos o consulta la Guía de la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido (ICO) sobre los derechos de las personas en virtud del Reglamento General de Protección de Datos.

Si deseas ejercer alguno de esos derechos, por favor:

  • envíanos un correo electrónico, llámanos o escríbenos: consulta a continuación: «Cómo comunicarte con nosotros»; y
  • déjanos tener suficiente información para identificarte (por ejemplo, tu nombre completo, dirección y número de referencia de cliente o asunto);
  • déjanos tener prueba de tu identidad y dirección (una copia de tu licencia de conducir o pasaporte y una factura reciente de servicios públicos o tarjeta de crédito); y
  • Dinos qué derecho deseas ejercer y la información a la que se refiere tu solicitud.

Mantener segura tu información personal

Tenemos medidas de seguridad apropiadas para evitar que la información personal se pierda accidentalmente, o se use o acceda ilegalmente. Limitamos el acceso a tu información personal a aquellos que tienen una necesidad comercial genuina de acceder a ella. Aquellos que procesen tu información lo harán solo de manera autorizada y estarán sujetos a un deber de confidencialidad.

También tenemos procedimientos establecidos para tratar cualquier sospecha de violación de seguridad de datos. Te notificaremos a ti y a cualquier regulador aplicable de una sospecha de violación de la seguridad de los datos cuando estemos legalmente obligados a hacerlo.

Si deseas obtener información detallada de Get Safe Online sobre cómo proteger su información y tus ordenadores y dispositivos contra el fraude, el robo de identidad, los virus y muchos otros problemas en línea, visite www.getsafeonline.org. Get Safe Online cuenta con el respaldo de HM Government y las principales empresas.

Cómo hacer un reclamo

Esperamos poder resolver cualquier consulta o inquietud que puedas plantearnos sobre nuestro uso de tu información.

El Reglamento general de protección de datos también te da derecho a presentar una queja ante una autoridad supervisora, en particular en el estado de la Unión Europea (o Área Económica Europea) donde trabajas, normalmente vives o donde se produjo una supuesta infracción de las leyes de protección de datos. La autoridad de supervisión en el Reino Unido es el Comisionado de Información con quien puedes contactar en https://ico.org.uk/concerns o por teléfono: 0303 123 1113.

Cambios a esta política de privacidad

Podemos cambiar este aviso de privacidad de vez en cuando; cuando lo hagamos, te lo haremos saber.

Como contactar con nosotros

Ponte en contacto con nosotros por correo postal o electrónico si tiene salguna pregunta sobre esta política de privacidad o la información que tenemos sobre ti.

Nuestros datos de contacto se muestran a continuación:

Nuestros datos de contacto Gerente de protección de datos
Fleetondemand Limited

Unit 5 Ashley Lane

Shipley

West Yorkshire

BD17 7DQ

Mensaje: Gerente de Protección de Datos, Unidad 5 Ashley Lane, Shipley, West Yorkshire, BD17 7DB

E-mail: dataprotection@fleetondemand.com

¿Necesitas ayuda extra?

Si deseas recibir este aviso en otro formato (por ejemplo, audio, letra grande, braille), comunícate con nosotros (consulta «Cómo comunicarse con nosotros» más arriba).

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